時短勤務ワーキングママのTODO LIST活用法を大公開

こんにちは!

4歳&2歳の母で、6時間の時短勤務中のマイミです。

突然ですが、私はとても忘れっぽい人間です。

さらには救いようのない要領の悪さ。

いつもやる気だけが空回りするタイプ。

そんな私が約5年前長男を出産。

ワーキングママとなりました。

かつての私は、仕事の計画をするのがとても苦手でした。

いつも仕事がいっぱいいっぱい積み重なっていて、精神的にも追い詰められていました。

いや、今でも計画が得意か?余裕をもって仕事に取り組めてるか?…というと、まだまだなのですが…。

それでもずいぶんマシになってきたのは、

TODOリストをうまく使えるようになってきたから

です。

今回は、私が時間の限られた時短勤務だからこそ試行錯誤してきたTODO Listの作り方と活用法をご紹介します。

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時間がないときほど計画する時間を大切にする

子どもが産まれ、6時間の時短勤務で働くようになると、それまでのように

「仕事が終わらないので残業します」

ということが簡単にできなくなりました。

仕事自体に追い詰められるのはもちろん、

「終わらなかったらどうしよう…」

と、いつも精神的にそわそわ…。

すると、ひとつの仕事に集中できなくなり、ミスする。

そして、さらに集中できなくなる…という悪循環がうまれます。

その頃、時間とタスクに追われて仕事をする中で、

「計画なんてする時間ない!」

と考えていました。

そんな時間あったら、仕事の1件でも終わらせたいわ!と。

でも今は、計画にこそ時間を割くべきと思っています。

急がば回れ…とは、まさにこのこと。

私は朝、デスクに到着してから実際に仕事に取り掛かるまでのおよそ10〜15分間を計画する時間にかならずあてています。

そして、この時間に1日のTODO LISTを作成します。

これによって、1日の仕事の進み具合を把握でき、精神的な部分での安心感が全然ちがってきました。

TODO LISTは何で管理する?

今の時代、TODO LISTはパソコンソフトやアプリなどを上手に使って活用している方々もたくさんおられると思います。

相性があるかと思いますが、私は手書きのTODOリストが好き♡

手を使って字を書くことで、記憶にも残りやすい気がしています。

今年は「ほぼ日手帳」をライフログとして色んな記録に使っています。

ほぼ日手帳に新年の意気込みを書き初め。抱負が心の奥底に焼きつくような気がします
ほぼ日手帳に新年の意気込みを書き初め。抱負が心の奥底に焼きつくような気がします
ついに明日は仕事初め。 お正月休みの間に、新年の抱負を新しい手帳に書くぞー! …とMy締め切り設定していました。 ...

TODO LISTも毎日仕事でがんばったことの記録として、1日1ページのところに書いています。

TODO LISTの作り方

具体的には、こんな感じです。

⑴ メールチェックしながら「自分がやるべきこと」をすべて書き出します。

このときは、取りかかる順番などは気にせず、必要なことや思い浮かんだことをどんどん書いていきます。

⑵ やるべきことをすべて書き終えたら、優先順位をつけていきます。

・必ず今日中に終わらせなくてはならないことはA

・できたら今日終わらせたいことはB

・今日はやってもやらなくてもOKなことはC

⑶ A、B、Cの中でも、それぞれ優先順位を①②③…というようにつけます。

最終的にはこんな感じに。

⑷ 私は時短勤務で業務時間が6時間と限られてるので、少なくともAの仕事はすべて終わるようにざっくりと時間配分を考えます。

※所要時間は、自分で予想する時間のおよそ1.5倍くらいとっておきます。自分の予想時間では終わった試しがないし、もし早く終われば他のことをする余裕ができるからです。

⑸ A-①から順に仕事に取りかかります。

基本的にはひとつの仕事が終わるまではその仕事に集中し、他の仕事のことは忘れます。

私はこれを習慣づけることで無駄にそわそわすることが減り、集中力もあがったのではと考えています(自分比です)。

⑹ ひとつ仕事が終わったら、蛍光ペンで項目にラインをひきます。

私は水色が好きなので、ページが青くなっていくことが励みになります♡

⑺ もし途中で飛び込み仕事が入ってきたら、その優先順位も考えます。仕事の途中で、やるべきことを思いついた時も同じです。

すでに計画してある優先順位にねじ込む場合、私は

A-①'(ダッシュ)

というようにします。(A-①の次にやるということ)

その日の仕事全体をみて、場合によっては計画立て直しすることもあります。

⑻ 1日の終わりにも、できたら5分くらいは時間をとって、終わらなかった仕事はどうするか考えます。次の日に回す場合は、この時点で次の日のページに予定を書いておくと、翌朝の計画がスムーズです。

TODO LISTの副作用とその改善策

さて、いいことづくめに思えたTODO LISTも、実践していくうちに失敗してしまうこともありました。

それは、「やるべきこと」自体をリストに書き漏らしてしまったこと。

「今やるべきこと」に集中できる反面、リストアップしてあること以外のことは頭からこぼれてしまいがちです。

それまで、リストにするほどではないと思っていた「簡単だけれど忘れてはいけないこと」は、頭のどこかで覚えていたのだと思います。

でも、TODO LISTに書き出すようになってから、リストにある仕事1つ1つに全力を注ぐので、勝手に脳が「なんとなく覚えている」ことをしなくなっていたようです。

この出来事をきっかけに、朝の計画のときに、些細なことでも大事なことはしっかりリストにしておくことを心がけるようになりました。

また、毎週同じ曜日にやる仕事で、忘れやすいことなどは付箋を利用しています。

例えば、私は毎週水曜日に忘れてはいけない発送作業があるので、目立つ色の付箋に書いて水曜日のページに1枚貼っておきます。

作業が終わったら、次週の水曜日のページに付箋を移せば今週の業務完了のしるし。

毎週同じことを書く手間がなくなり、かつリストアップ漏れもしにくくなるのでオススメです。

今回のココハレポイント

TODO LISTは自分の1日のがんばりの記録であり、うまくいかなかった仕事や段取りをふりかえるのにも役立ちます。

時短勤務で、小さな子どもの子育て中は、目が回る毎日だけれど…。

特に誰かにほめられるでもなく。

それでも毎日朝はやってきて。

疲れとストレスの中でなんとなく仕事のモチベーションも下がってしまいがち。

「今日はあまりはかどらなかったな…」

と感じる日も、TODO LISTをふりかえってみると意外と進んでいることもあったり。

達成感を感じることができると、またがんばろう!とモチベーションもあがります。

そういう意味でも、TODO LISTはワーママにオススメといえますね。

私もまだまだ、仕事の段取り上手にはほど遠いので、さらに工夫と改善を加えながら成長していきたいです。

しっかり仕事をこなし、早く子どもたちの笑顔に会えるように…。

「時間がない」と焦る時ほど、しっかり計画を立てていきたいと思います。

▽参考にしているのはこの本です

TQ-心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント (SB文庫)

TQ-心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント (SB文庫)

  • 作者:ハイラム・W・スミス,Hyrum W. Smith
  • 出版社:SBクリエイティブ
  • 発売日: 2009-11-16